1.會場布置

1)會場環(huán)境布置

會場應(yīng)給人莊重、協(xié)調(diào)、整潔、舒適的感覺,環(huán)境整潔,燈光亮度適中。

應(yīng)適當(dāng)擺放室內(nèi)植物,控制適宜的室溫和氣味,選擇桌面插花。

根據(jù)會議內(nèi)容,還應(yīng)通過一定的物品和手段,渲染與之相配的氣氛。

2)會議臺型布置

根據(jù)參加會議的人數(shù)選擇會場大小及臺型布置。

小型會議可采用圓桌或回字臺型;大中型會議可采用禮堂型或教室型。

2.會議用品準(zhǔn)備

1)茶杯

須經(jīng)過消毒,消毒時(shí)間不少于20 分鐘;茶杯、杯蓋無黃斑、無缺口;茶杯無水跡且光亮。

2)玻璃杯

不得有破損和缺口,杯子清潔、光亮、透明,無指印,并列放在杯墊上。

3)礦泉水

礦泉水瓶無灰塵,密封完好,瓶內(nèi)無沉淀物,并在保質(zhì)期內(nèi)。

4)小毛巾

無斑點(diǎn)和異味,須經(jīng)過消毒,消毒時(shí)間在20分鐘左右。

重要會議一律用新的小毛巾。

冬季毛巾必須保暖。

5)毛巾竹簍

不得有破損,每次使用結(jié)束后,須用熱水浸泡,曬干后保存,以備再次使用。

6)簽到臺

臺布無污跡,無破損。

7)鮮花

新鮮,無枯枝、敗葉。

8)熱水瓶

表面清潔光亮,無水跡,水溫控制在90度以上。

9)掛衣架

清潔完好,無損壞,無缺少。

10)文具

筆,油墨飽滿,書寫通暢;紙本,干凈整潔。

3.設(shè)備設(shè)施準(zhǔn)備

1)接通計(jì)算機(jī)與屏幕的數(shù)據(jù)傳輸線。

2)調(diào)整投影設(shè)備,亮度、大小適當(dāng)。

3)調(diào)試話筒效果。

4)安排攝影、攝像位置。

5)調(diào)節(jié)空調(diào)調(diào)溫器,冬季室內(nèi)溫度控制在18度左右,夏季室內(nèi)溫度控制在22度左右,并在會前30分鐘左右噴灑適量空氣清新劑,保持室內(nèi)空氣清新。

主持人禮儀。

主持人是會議成功的關(guān)鍵人物要求著裝莊重得體，舉止沉穩(wěn)大方，神態(tài)自若，口齒清楚，步頻適當(dāng)。

主持人的一舉一動，都會成為與會者關(guān)注的焦點(diǎn)，要顯不出一種領(lǐng)導(dǎo)者的風(fēng)度和氣質(zhì)與會者禮儀。