會議流程結構分為三個階段：

1、會前準備階段。在會前準備階段，組織會議人員必須從宏觀方面了解掌握個方面的情況，確定會議主題，明確會議目的；起草相關文件，組織發(fā)言文稿；確定與會者并發(fā)送通知；做好行政性事務的準備工作。具體來說包括以下九項工作：

（1）確定會議的名稱和議題

（2）確定會議的規(guī)模和規(guī)格，提出與會人員范圍或人員名單。

（3）擬定會議的時間、會期、議程與日程安排。

（4）做好會場的選擇和布置工作，尤其注意仔細檢查所需的音像設備。

5）制發(fā)會議通知。若需要提前分發(fā)會議材料則將相關會議材料與通知一起發(fā)放給與會者。

（6）擬定會議的后勤保障方案，按與會人數(shù)準備好所需物品。

（7）準備好會議所需的其他必備用品和特殊用品（如表彰大會的獎品等）。

（8）制定會議的經(jīng)費預算

（9）制定出會議的衛(wèi)勤保障和保衛(wèi)工作方案。組織大型集會還要做好安全預案

2、會議召開階段。主要有八項工作：

（1）會務人員提前到達會場，反復檢查會場準備情況

（2）搞好會議簽到和材料分發(fā)。

（3）落實主席臺領導人、發(fā)言人是否到齊。

（4）按預定方案組織與會人員就座。

（5）維持好會場秩序。會議開始前關閉會場大門，要求無關人員離場，強調會議期間注意事項。

（6）做好會議記錄，寫好會議簡報。

（7）安排好會議照相、攝像，以及會議結束時與會人員的合影留念（合影時的座次和站位事先安排好）。

8）按需要提前為與會者準備或預定返程車船票等。

此外，還要注意可能發(fā)生的突然情況，做好隨機應變的準備。

3、會后收尾階段。主要有六項工作：

（1）印發(fā)會議簡報和快報。會議簡報是用簡練的文字及時向上級部門反映情況、向與會者通報情況的一種文件形式。會議快報是會議簡報的進一步精煉。重要的大中型會議都要出簡報或快報。

（2）印發(fā)會議紀要和會議決定事項通知。會議紀要是在會議記錄的基礎上加工整理而成的一種公文形式，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、指導工作、解決問題、交流經(jīng)驗等的重要工具。會議決定事項通知時將會議內容、決議等傳達給有關單位的一種公文形式。黨政軍機關召開的工作會議一般均產(chǎn)生會議紀要，并須印發(fā)會議決定事項通知。有些專業(yè)性工作會議也產(chǎn)生紀要。

（3）按需要回收會議文件。會議文件多屬草稿性質或參考性質，并帶有秘密性，一些會議文件在會后應收回。須帶回傳達或使用的，由會議保密員登記簽字后帶回。

（4）會議文件立卷。會議文件立卷是指將處理完畢并具有查找保留價值的零散文件，依其內在聯(lián)系，分門別類的形成卷宗。

（5）匯編會議文件。匯編會議文件一般可分兩種：一種是檔案資料工作需要的匯編，這種匯編是將會議所有文件包括會議通知、會議名單和分組名單、會議須知、會議正式文件和參閱文件、會議簡報、會議發(fā)言材料、領導講話、會議總結等都收集起來，按照先后順序裝訂成冊，以備查考。這種匯編要求文件要全。另一種是供學習用的匯編，是將會議的正式報告、主要講話等匯編，以供學習用。日常工作會議文件，可按一年或半年時間單位，將同一類型會議的文件、參考材料等按時間順序匯編或分專題匯編。

（6）會議總結工作。為總結積累經(jīng)驗，一般大中型會議結束后都要作會議總結，作為今后開好同一類會議的借鑒。會議小結材料一并作為完善的卷宗歸入檔案。

三、會務工作的流程

（一）會務工作的一般流程包括：

①擬訂會議內容——②提出會議方案——③呈報首長審批——④召開會務準備協(xié)調會——⑤下發(fā)會議通知——⑥進行會務準備——⑦組織會議召開——⑧整理會議資料——⑨下發(fā)會議文件——⑩收集材料歸檔。

（二）會務工作的詳細流程包括：

1.文件準備：

①安排會議議題、議程、程序——②準備會議文件（主報告、領導講話、發(fā)言/經(jīng)驗材料、主持詞、會議須知/指南等，文件打印校對裝訂）——③制發(fā)會議通知（包括會議內容、參加人員、開會時間地點、會期、報到時間地點等）——④收集確定名單（單位職務、軍銜、姓名性別、民族、人數(shù)、往返車船、飛機時間、會議人員分組、按會議人頭制作證件：出席證、代表證、列席證、工作證）；

2.會場準備：

包括：會標徽記、坐席形狀、座次安排、音響效果、錄像攝影、照明通信、茶水煙盤、花卉布置、會場衛(wèi)生、安全警衛(wèi)等；

3.后勤保障準備：

包括：文件裝袋、房間分配、伙食標準（菜譜）、食品衛(wèi)生、就餐桌次、用車安排、醫(yī)療保健、文娛活動等；

4.會間服務：

依次包括：簽到接待、安排會場、分發(fā)文件、協(xié)助控制會議議程、記錄錄音、攝影照相、編寫簡報、會議宣傳、會場采暖降溫、端茶倒水、安全警衛(wèi)、食宿和醫(yī)療保健、返程票務、文娛活動等；

5.會議善后：

包括：會議文件（登記）清退、送別與會人員、暫住人員安排、會議文件歸檔、印發(fā)會議紀要或會議文件、會議財務結算、會務工作總結等。